El préstamo se realiza a entidades que puedan garantizar la preservación y seguridad de las piezas durante todo el tiempo que dure la exposición (Ley 16/1985). La solicitud se realiza a la dirección del MNCN, un año antes de la celebración del evento, para garantizar la disponibilidad del material y el cumplimiento de todos los trámites legales requeridos.
La transferencia de conocimiento debe ser adecuadamente reconocida en los créditos de los eventos, y con la autoría de cualquier publicación científica, técnica o cultural en la que se incluya la información proporcionada.